Entendiendo los informes de incidentes en términos simples
¿Qué es un informe de incidente?
Piensa en un informe de incidente como una entrada de diario que haces cuando algo inusual sucede en el trabajo. Podría ser un accidente, un casi accidente o cualquier evento extraño. Estos informes son importantes porque ayudan a las empresas a comprender qué salió mal y cómo prevenirlo en el futuro.
¿Cuáles son los principales tipos de informes de incidentes?
- Accidentes: Se escribe cuando alguien resulta herido.
- Seguridad: Estos se hacen cuando algo es robado o cuando hay un problema de seguridad, como un robo.
- Exposición: Imagina a alguien tocando accidentalmente algo dañino como un químico. Es en ese momento cuando se escribe este informe.
- Incidentes: Estos cubren situaciones generales que ocurren en el trabajo, como lesiones menores u otros problemas que afectan a los trabajadores.
¿Cuándo debes escribir un informe de incidente?
Rellena el informe de incidente tan pronto como sea seguro hacerlo. De esta manera, todos recuerdan claramente lo que sucedió, haciendo que el informe sea muy preciso.
¿Qué debe ser informado?
- Accidentes mayores: Como desastres naturales, incendios o grandes accidentes en el lugar de trabajo.
- Problemas de medicamentos y equipos: Problemas debido a medicamentos o equipos defectuosos.
- Casi accidentes: Cuando algo casi sale mal pero no ocurre.
- Eventos inseguros: Cuando algo no se siente seguro, incluso si nadie resulta herido.
- Acciones positivas: Cuando los trabajadores hacen algo excelente, repórtalo para que otros puedan aprender de ello.
¿Cómo creas un informe de incidente?
Directrices para la notificación de incidentes
- Pide al reportero que proporcione información fundamental, que incluya la hora y el lugar del incidente, daños a la propiedad, tipo de lesión y qué actividad estaba teniendo lugar cuando ocurrió el incidente.
- Permíteles explicar en detalle los daños y lesiones causados por el incidente. Si es posible, pídeles que añadan fotos como evidencia para respaldar sus afirmaciones.
- Pídeles que te proporcionen información sobre el trabajador afectado, es decir, su nombre, cargo y otra información relacionada.
- Permíteles identificar a los testigos y documentarlos, así como sus declaraciones. La información de los testigos ayudará a entender qué llevó al incidente y si el comportamiento del empleado lesionado contribuyó directamente al incidente y al daño/lesión. Puedes anotar las declaraciones de los testigos tal como son o parafrasearlas. También puedes optar por pedir sus firmas para validar su reclamo/información.
- Toma medidas correctivas después del incidente para evitar que vuelva a ocurrir. El formulario de notificación de incidentes debe tener una sección correctiva donde los administradores introduzcan información como cuál es el resultado de la investigación, qué acciones se tomaron y qué mejoras se han realizado.
Las empresas pueden tener diferentes formatos de informe de incidentes. Pueden estipular diferentes procedimientos de notificación de incidentes para informar sobre accidentes en el lugar de trabajo. Como gerente, debes asegurarte de que todos los empleados conozcan la forma de redactar incidentes en su entorno de trabajo. Este proceso solo es desalentador si tienes que hacerlo manualmente.
¿Por qué usar el software "Induct For Work" para la notificación de incidentes?
Crear informes de incidentes requiere una documentación rigurosa y solo puede ser desalentador y consumir mucho tiempo cuando se hace manualmente. Sin embargo, al usar “Induct For Work”, simplificas la notificación de incidentes y minimizas tu tiempo al crear formularios. Te ayuda a facilitar todo el proceso a través de flujos de trabajo automatizados que involucran la captura de firmas electrónicas, adjuntar pruebas fotográficas, mantener registros fáciles de los informes de incidentes, inducir a los empleados a las directrices de notificación de incidentes de tu empresa y mucho más.
Formación de inducción y notificación de incidentes
Cuando combinas tus inducciones en línea con la notificación de incidentes, ahorrarás a tu organización mucho tiempo y recursos. Te permitirá tener una única parada para la recopilación de documentos previos al empleo, la inducción, la incorporación y la notificación de incidentes.
Y como gerente o empleador, puedes estar seguro de que los nuevos empleados están equipados con toda la información necesaria sobre su nuevo entorno de trabajo, que incluye las normas y expectativas de la empresa, los procedimientos y las tareas requeridas.
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