Как написать приветственное письмо новому сотруднику
Поздравляю. Вы нашли отличное пополнение в своей команде. Тот, кто поможет вашей компании продолжать консолидировать и развивать свой бизнес. Вы установили дату начала, привели в движение колеса HR и дали знать существующим членам команды. Теперь наступает еще одна важная часть – отправка приветственного письма.
Это одна из самых важных частей коммуникации во всем процессе адаптации сотрудника. Он задает тон будущей трудовой жизни вашего нового работника и играет практическую роль в подготовке его к работе.
Помня об этом, важно сделать все правильно. И есть два подхода, которые нужно охватить – один личный, другой практичный.
Личный
Самое важное в приветственном письме – это укрепить в сознании сотрудника, что вы по-прежнему удовлетворены решением предложить ему работу.
Ценность этого нельзя недооценивать, так как это наступит в период, который часто характеризуется некоторой небольшой долей беспокойства по поводу своей способности справиться с новой ролью.
Напоминая им, что у вас есть вера, поможет убедиться, что они придут в первый день уверенными и взволнованными предстоящими испытаниями. Просто убедитесь, что вы говорите не только то, что вы от них ожидаете, но и то, что собираетесь дать.
Другой момент, на который следует обратить внимание, – убедиться, что письмо отправлено кем-то, кого они знают или с кем будут работать. Это может быть человек, проводивший с ними собеседование, руководитель отдела кадров или человек, который будет их непосредственным руководителем.
Опять же, это просто дает им ориентир и контакт в первые дни.
Вот пример предложения, чтобы донести именно это сообщение:
Уважаемый XYZ,
Мы рады приветствовать вас в [название компании]. Мы думаем, что вы станете прекрасным дополнением к нашей команде, и с нетерпением ждем возможности использовать свои знания, навыки и опыт для развития нашего бизнеса.
Мы очень четко понимаем, что люди - это наш главный актив, и мы процветаем, потому что они надежны, ориентированы на клиента, сострадательны и трудолюбивы. Я буду искать в вас эти качества и, в свою очередь, с нетерпением жду возможности помочь вам в вашем собственном развитии и профессиональном росте.
Практичный
В приветственном письме также должна быть возможность рассказать все, что сотруднику необходимо знать заранее или в день вступления в должность.
Прежде всего, скажите им куда идти, когда они прибудут, чтобы приступить к работе. Если им нужно появиться на стойке регистрации и попросить руководителя отдела кадров, укажите эти данные. Если им нужно перейти в определенный отдел на определенном этаже, дайте им направление и имя. Главное – дать им ориентир, чтобы избежать ситуации, когда они появляются на стойке регистрации, не зная ничего, кроме: «Я должен начать работу здесь сегодня».
Вдобавок убедитесь, что вы указали время их начала и окончания рабочего дня, дресс-код и все остальное, что уместно. Последнее особенно часто упускается из виду, но оно абсолютно необходимо, поскольку ничто не может заставить нового сотрудника чувствовать себя более заметным, чем появление без галстука, когда каждый в офисе его носит.
Также используйте письмо, чтобы обозначить, как пройдет их первый рабочий день. Если у них была работа раньше, они, вероятно, будут иметь некоторое представление о том, чего ожидать от введения в должность. Однако расписание, в котором указаны временные интервалы, участники и общий характер работы, может помочь им подготовиться, особенно потому что это может дать им возможность подготовить любые вопросы, которые могут у них возникнуть. Если вы можете, также стоит выделить второй день – и возможно, это касается всей недели – чтобы они имели представление о том, сколько дней вводного курса им предстоит, прежде чем приступить к реальной работе, и где они будут к концу первой недели работы.
С точки зрения человеческих ресурсов, приветственное письмо дает возможность начать бумажную работу, которая традиционно связана с вводным курсом. Это может быть что-то простое, например заполнение полного контактного листа сотрудника с указанием подробностей, включая ближайших родственников, до чего-то более подробного, например, справочника для сотрудников – с политиками, варьирующимися от сексуальных домогательств до запугивания, – которые они могут просмотреть и принять. Это может помочь немного сократить время, которое они, как ожидается, в первый день будут проводить в бумагах и файлах. Просто убедитесь, что вы указали контактное лицо в отделе, чтобы у него было с кем поднять какие-либо вопросы, а не ждать их прибытия.
Короче говоря, приветственное письмо воплощает идею о том, что первое впечатление имеет значение. Так что найдите время, чтобы создать его идеально. Это стоит усилий, чтобы ваш новый сотрудник пришел в первый день хорошо проинструктированным, увлеченным и готовым к работе.
