What is onboarding? - Arabic

تهيئة الموظف الجديد ليست نشاطاً ليوم واحد فقط.

في كثير من الشركات تستمر عملية التهيئة لعدة أسابيع أو حتى عدة أشهر. المدة تعتمد على الوظيفة وطبيعة العمل والقطاع وحجم الشركة وتعقيد الأنظمة والإجراءات.

فالموظف المكتبي قد يحتاج وقتاً لفهم الأنظمة وخطوط التقارير وسير العمل. أما الموظف في البناء أو الخدمات اللوجستية أو الرعاية الصحية أو التصنيع فقد يحتاج أيضاً إلى تدريب موقعي وتعليمات سلامة وإشراف عملي قبل أن يصبح مرتاحاً تماماً في دوره.

ماذا يجب أن تتضمن عملية التهيئة؟

عملية التهيئة القوية يجب أن تساعد الموظف الجديد على فهم الوظيفة وبيئة العمل معاً.

وغالباً تشمل:

استقبال منظم قبل أول يوم أو في اليوم الأول –

التعريف بالشركة والفريق –

شرح الدور الوظيفي –

فتح الأنظمة والأدوات –

تدريب السياسات والإجراءات –

التعريف بالموقع أو المكتب –

تدريب السلامة والامتثال –

لقاءات متابعة مع المدير –

جلسات ملاحظات وتقييم –

دعم خلال الأسابيع أو الأشهر الأولى –

قد يختلف الشكل من قطاع إلى آخر لكن الهدف يبقى نفسه وهو مساعدة الموظف على الاندماج بشكل جيد.

ما الذي يجعل التهيئة فعالة؟

التهيئة الفعالة تكون عادة واضحة ومنظمة وعملية.

ولا ينبغي أن تغرق الموظف الجديد بكل المعلومات دفعة واحدة. الأفضل أن يحصل على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب مع دعم مستمر أثناء تعلمه.

عادة تكون عملية التهيئة الجيدة:

منظمة –

سهلة المتابعة –

مرتبطة بطبيعة الدور –

مدعومة من المدير والزملاء –

موزعة على أكثر من يوم –

مرتبطة بتوقعات العمل الفعلية –

ويجب أيضاً أن تجعل من السهل على الشركة تتبع ما تم إنجازه.

لماذا التهيئة مهمة لأصحاب العمل؟

التهيئة لا تفيد الموظف فقط بل تفيد الشركة أيضاً.

عندما تنظم الشركات التهيئة بشكل جيد فإنها غالباً ترى:

سرعة أكبر في تأقلم الموظف –

أسئلة متكررة أقل –

التزاماً أفضل بالإجراءات –

أداء أقوى في البداية –

تواصلاً أوضح –

اندماجاً أسهل مع الفريق –

وبالنسبة للمديرين فإن التهيئة هي وسيلة لوضع المعايير من البداية وتقليل المشكلات التي يمكن تجنبها لاحقاً.

لماذا التهيئة مهمة للموظفين؟

بالنسبة للموظف تساعد التهيئة على إزالة الغموض.

الموظف الجديد يريد أن يعرف:

ما هو دوره –

ما الذي يتوقع منه –

من هو مديره المباشر –

كيف يتم إنجاز العمل –

ما هي القواعد التي يجب اتباعها –

إلى من يلجأ عند الحاجة –

عندما تكون هذه الأمور واضحة يشعر الموظف براحة أكبر ويصبح أكثر قدرة على أداء عمله.

هل يمكن استخدام التهيئة للموظفين الحاليين؟

نعم. التهيئة ليست مخصصة للموظفين الجدد فقط.

يمكن أن تكون مفيدة أيضاً عندما:

ينتقل الموظف إلى قسم جديد –

يتولى دوراً جديداً –

ينتقل إلى موقع مختلف –

ينضم إلى مشروع جديد –

تتغير العمليات الداخلية بشكل كبير –

في هذه الحالات قد يحتاج الموظف أيضاً إلى دعم منظم وتوضيح للدور وتدريب محدث.

ما هي الأخطاء الشائعة في التهيئة؟

بعض الشركات تعتقد أن التهيئة تنتهي بمجرد توقيع النماذج وفتح الحسابات. وهذا غالباً يترك فجوات واضحة لاحقاً.

من الأخطاء الشائعة:

التعامل مع التهيئة على أنها نشاط ليوم واحد فقط –

تقديم معلومات كثيرة دفعة واحدة –

عدم شرح الدور بشكل واضح –

عدم تعيين شخص للدعم أو المتابعة –

عدم إجراء متابعة بعد الأسبوع الأول –

ترك تدريب السياسات أو الامتثال غير مكتمل –

افتراض أن الموظف سيفهم كل شيء وحده –

النهج الأفضل هو التعامل مع التهيئة كعملية مستمرة وليس كحدث واحد.

التهيئة في بيئات العمل المختلفة

يختلف شكل التهيئة حسب طبيعة مكان العمل.

بيئات المكاتب

قد تركز التهيئة فيها على:

الوصول إلى الأنظمة –

خطوط التقارير –

الاجتماعات –

التواصل الداخلي –

عمليات الشركة –

البيئات التشغيلية أو الميدانية

قد تركز التهيئة فيها أكثر على:

إجراءات السلامة –

قواعد الموقع –

التصاريح –

متطلبات معدات الحماية –

استخدام المعدات –

التعليم العملي للمهام –

بيئات العمل عن بعد أو الهجينة

قد تحتاج التهيئة فيها إلى:

فتح الأنظمة الرقمية –

التعارف الافتراضي –

التدريب عبر الإنترنت –

قواعد التواصل –

إقرار السياسات إلكترونياً –

الشكل قد يختلف لكن الهدف يبقى نفسه.

لماذا التهيئة مهمة للشركات في الشرق الأوسط؟

الشركات في الشرق الأوسط تعمل كثيراً ضمن فرق متعددة الجنسيات وبيئات سريعة النمو ومواقع عمل متنوعة بين المكاتب والمواقع التشغيلية والمشاريع الميدانية.

وفي دول مثل الإمارات والسعودية وقطر والكويت والبحرين وعمان وغيرها قد تحتاج الشركات إلى توصيل المعلومات بشكل واضح لفرق تضم موظفين من خلفيات مختلفة. لذلك تصبح عملية التهيئة المنظمة أكثر أهمية لأنها تساعد على توحيد الرسائل وتقليل سوء الفهم ورفع مستوى الالتزام من البداية.

وفي كثير من الحالات يكون من المفيد أن تشمل التهيئة:

محتوى واضحاً وسهل الفهم –

تدريباً متعدد اللغات عند الحاجة –

شرحاً للسياسات المحلية ومتطلبات الموقع –

تدريباً على السلامة والامتثال –

توضيحاً لتسلسل المسؤوليات والموافقات –

متابعة عملية خلال الأسابيع الأولى –

ماذا يجب أن تحقق عملية التهيئة الجيدة؟

عملية التهيئة الجيدة يجب أن تساعد الموظف على:

فهم الشركة –

فهم دوره –

معرفة ما هو متوقع منه –

إكمال التدريب المطلوب –

الالتزام بالقواعد والسياسات –

الشعور بالدعم –

التحول إلى موظف منتج مع الوقت –

كما يجب أن تساعد الشركة على تقديم التدريب بشكل متسق والاحتفاظ بالسجلات وتقليل احتمال نسيان الخطوات المهمة.

كيف تساعد إندكت فور ورك في تهيئة الموظفين؟

تساعد إندكت فور ورك الشركات على إدارة تهيئة الموظفين والتدريب عبر الإنترنت والاختبارات والبوابات والسجلات في مكان واحد.

يمكن للشركات في الشرق الأوسط استخدام إندكت فور ورك من أجل:

بدء التهيئة قبل أول يوم عمل –

تقديم معلومات الدور أو الموقع عبر الإنترنت –

شرح سياسات الشركة وإجراءاتها –

تعيين مهام التهيئة والتدريب –

جمع الإقرارات والتأكيدات –

حفظ سجلات التهيئة في مكان واحد –

وهذا يجعل التهيئة أكثر اتساقاً وأسهل في الإدارة وأسهل في التوسع.

الخلاصة

تهيئة الموظف الجديد هي عملية مساعدة الموظف الجديد على الدخول إلى الشركة بشكل صحيح وفهم دوره والبدء في العمل بثقة ووضوح.

هي أوسع من مجرد التعريف الأولي لأنها تشمل الدعم والتدريب والتواصل والمتابعة اللازمة حتى يستقر الموظف في الوظيفة وينجح فيها.

عملية تهيئة قوية تساعد الموظفين على الشعور بثقة أكبر وتساعد الشركات على بناء بداية أكثر تنظيماً وأكثر فعالية.