Inzicht in Incidentmeldingen in Eenvoudige Termen
Wat is een Incidentmelding?
Beschouw een incidentmelding als een dagboeknotitie die je maakt wanneer er iets ongebruikelijks gebeurt op het werk. Het kan gaan om een ongeluk, een bijna-ongeval, of een vreemde gebeurtenis. Deze meldingen zijn belangrijk omdat ze bedrijven helpen begrijpen wat er misging en hoe dit in de toekomst te voorkomen.
Wat zijn de belangrijkste soorten Incidentmeldingen?
- Ongelukken: Dit wordt geschreven wanneer iemand gewond raakt.
- Veiligheid & Beveiliging: Deze worden gemaakt als iets wordt gestolen of als er een beveiligingsprobleem is, zoals een inbraak.
- Blootstelling: Stel je voor dat iemand per ongeluk iets schadelijks aanraakt, zoals een chemische stof. Dan wordt dit rapport geschreven.
- Incidenten: Deze gaan over algemene dingen die op het werk gebeuren, zoals kleine verwondingen of andere problemen die de werknemers treffen.
Wanneer moet je een Incidentmelding schrijven?
Vul het incidentrapport zo snel mogelijk in als het veilig is. Op deze manier herinnert iedereen zich duidelijk wat er is gebeurd, wat het rapport zeer nauwkeurig maakt.
Wat moet worden gemeld?
- Grote ongelukken: Zoals natuurrampen, branden of grote bedrijfsongevallen.
- Medicijn- & Apparatuurproblemen: Problemen door medicijnen of defecte apparatuur.
- Bijna-ongevallen of bijna-missen: Wanneer iets bijna misgaat maar niet gebeurt.
- Onveilige gebeurtenissen: Wanneer iets niet veilig aanvoelt, zelfs als niemand gewond raakt.
- Positieve acties: Wanneer werknemers iets geweldigs doen, meld dit zodat anderen ervan kunnen leren.
Hoe maak je een Incidentmelding?
Richtlijnen voor Incidentmelding:
- Vraag een melder om basisinformatie te geven, waaronder de tijd en plaats van het incident, eigendomsschade, soort letsel, en welke activiteit plaatsvond toen het incident zich voordeed.
- Laat ze in detail uitleggen welke schade en verwondingen zijn veroorzaakt door het incident. Indien mogelijk, vraag ze om foto’s toe te voegen als bewijs ter ondersteuning van hun claims.
- Vraag hen om informatie te verstrekken over de getroffen werknemer, zoals hun naam, functietitel en andere gerelateerde informatie.
- Laat ze getuigen identificeren, documenteer hen en hun verklaringen. Informatie van de getuigen helpt te begrijpen wat tot het incident heeft geleid en of het gedrag van de gewonde werknemer direct heeft bijgedragen aan het incident en de schade/verwonding. Je kunt de verklaringen van de getuigen noteren zoals ze zijn of parafraseren. Je kunt er ook voor kiezen om hun handtekeningen te vragen ter validatie van hun claim/informatie.
- Neem corrigerende maatregelen na het incident om herhaling van het incident te voorkomen. Het formulier voor incidentmelding moet een corrigerend gedeelte hebben waar beheerders informatie zouden invoeren zoals wat de uitkomst van het onderzoek is, welke acties zijn ondernomen en welke verbeteringen zijn aangebracht.
Bedrijven kunnen verschillende formaten voor incidentmeldingen hebben. Ze kunnen uiteenlopende procedures voor incidentmelding voorschrijven voor het melden van bedrijfsongevallen. Als manager moet je ervoor zorgen dat alle werknemers weten hoe ze incidenten moeten melden in hun werkomgeving. Dit proces is alleen ontmoedigend als je het handmatig moet doen.
Waarom "Induct For Work"- software gebruiken voor Incidentmelding?
Het maken van incidentmeldingen vereist grondige documentatie en kan alleen ontmoedigend en tijdrovend zijn als het handmatig wordt gedaan. Echter, door het gebruik van “Induct For Work” stroomlijn je incidentmelding en minimaliseer je je tijd bij het maken van formulieren. Het helpt je het hele proces te vergemakkelijken door geautomatiseerde workflows, waaronder het vastleggen van elektronische handtekeningen, het bijvoegen van foto-evidentie, eenvoudige registratie van incidentmeldingen, werknemers inwijden in de richtlijnen voor incidentmelding van je bedrijf en nog veel meer.
Introductietraining en Incidentmelding
Wanneer je je online introducties combineert met incidentmelding, bespaar je jouw organisatie veel tijd en middelen. Het stelt je in staat om een one-stop-shop te hebben voor het verzamelen van documenten voor indiensttreding, introductie, onboarding en incidentmelding. En als manager of werkgever kun je er zeker van zijn dat nieuwe werknemers zijn uitgerust met alle noodzakelijke informatie over hun nieuwe werkomgeving, inclusief bedrijfsregels en -verwachtingen, procedures en vereiste taken. Tienduizenden organisaties uit talloze industrieën gebruiken “Induct For Work” en dit is waarom het zo is:
- Tijdefficiënt: Introducties bevorderen de samenhangende werking van een bedrijf. Ze kosten echter uren en uren bedrijfstijd. Online introductiesoftware helpt je bij het geven van introducties aan je aannemers, onderaannemers en alle werknemers in een kwestie van seconden. Je hoeft je geen zorgen te maken over het hebben van alle introductiegegevens, documentatie en administratieve informatie op één plaats, omdat deze software je werknemers vanuit het comfort van hun huis zal trainen en inwijden.
- Kostenefficiënt: Tijd is geld en aangezien deze software tijdefficiënt is, is het veilig om te zeggen dat het een meer kosteneffectieve optie is. Het zal je bedrijf helpen onnodige en verborgen kosten te verminderen die gepaard gaan met persoonlijke introducties. Je hoeft geen locaties te huren voor uitgebreide groepsintroducties.
- Biedt organisaties gemoedsrust: Je kunt vertrouwen op “Induct For Work” om ervoor te zorgen dat de introducties van je personeel consistent zijn in kwaliteit. Je kunt moeiteloos de training van werknemers volgen en controleren om ervoor te zorgen dat ze up-to-date zijn met hun training.
- Productiviteit: Door tijd en geld vrij te maken, effectieve introducties te bieden en een gemakkelijkere methode voor management te bieden, zal online introductiesoftware je helpen de productieve gewoonten van je bedrijf te verhogen.
Meer informatie over het melden van incidenten – incident reporting
