Вопросы и ответы по кодексам делового поведения
Кодексы делового поведения необходимы для современного бизнеса. Но какие цели они на самом деле преследуют? Мы решили ответить на самые частые вопросы о них.
Что такое кодекс поведения?
В простейшей форме это набор руководящих принципов, в которых подробно описаны приемлемые стандарты поведения на рабочем месте и установлены основные правила профессионального поведения и ответственности.
Зачем он нужен бизнесу?
Это дает сотрудникам четкое и полное представление о стандартах и ожиданиях, которых они должны придерживаться при выполнении своей работы.
Он распространяется только на сотрудников в офисе?
Нет – это распространяется на сотрудников, когда они: работают на рабочем месте; находятся в деловых поездках; посещают рабочие встречи; представляют бизнес в любом ключе.
Охватывает ли он все уровни управления?
Да, поскольку код должен быть достаточно общим, чтобы охватить каждого сотрудника. На самом деле для руководства особенно важно следовать ему, потому что они задают тон тому, насколько строго компания должна придерживаться своих собственных политик.
Что в него должно входить?
Дополнения будут отличаться в зависимости от отрасли, страны и компании, но вот некоторые из более общих вещей, которые могут быть представлены.
- Заявление о миссии, в которой излагаются ценности, видение и руководящие принципы компании с точки зрения этики, добросовестности и качества.
- Подробная информация о том как люди должны вести себя со своими коллегами и с людьми за пределами компании.
- Политика и позиция компании в отношении запугивания, дискриминации, разнообразия, равных возможностей, наркотиков и алкоголя, а также сексуальных домогательств.
- Информация о том как сохраняется авторское право на продукты и услуги, созданные во время работы.
- Рекомендации о том, как вести себя в электронной и цифровой сфере, включая обеспечение безопасности компьютера и сети.
- Информация о том, что представляет собой мошенничество и незаконная деятельность, и как с ними будут бороться.
- Подробные сведения о подарках, развлечениях, чаевых и других услугах.
- Четкое описание того, как люди будут нести ответственность за нарушение кодекса.
- Руководство о том, что делать и с кем иметь дело при возникновении конфликта интересов – от конфликта интересов с членами семьи до финансовых интересов.
- Четкая политика конфиденциальности как внутри компании, так и в отношении внешних клиентов и поставщиков.
- Подробная информация о позиции компании в отношении баланса между работой и личной жизнью.
- Сосредоточение внимания на рисках и областях рисков, связанных с работой в компании, и на том, как сотрудники и руководство должны вести себя в целях обеспечения безопасности.
- Четкая цепочка команд для сообщения о нарушениях кодекса.
- Информация о том, какая работа может выполняться вне этой работы, например, работа фрилансером в той же отрасли.
- Подробная информация о том, как благотворительность и сбор средств в сообществе – или политическое лоббирование – могут проводиться на рабочем месте.
- Информация о том, как поддерживается членство в профессиональных группах и функциях.
Достаточно ли просто иметь кодекс поведения?
Одним словом, нет. Вы должны предпринять шаги, чтобы гарантировать, что он будет реализован и опубликован. Вот несколько способов убедиться в этом.
- Включите его в процесс ознакомления с новыми сотрудниками.
- Включите его в справочники компании.
- Сделайте копию доступной на первой странице сайта.
- Держите копии на досках объявлений и / или в местах для отдыха.
- Доставьте контент через групповые или индивидуальные учебные занятия или в виде онлайн-презентации.
Независимо от того как это делается для каждого сотрудника, важно, чтобы сотрудники подписали документ, подтверждающий, что они прочитали и поняли кодекс поведения, чтобы не было никаких заявлений о незнании, если они его нарушат.
Как мы можем гарантировать, что сотрудники понимают код?
Есть много разных способов сделать это. Например, если в кодексе поведения перечислены общие положения, регулирующие места для курения, подкрепите их, физически указав им приемлемые места. Точно так же, если кодекс запрещает использование социальных сетей на рабочих компьютерах, убедитесь, что вы говорите с ними о всех веб-сайтах, а не просто позволяйте им предполагать, что это применимо только к очевидным кандидатам, таким как Facebook и Twitter.
Как часто нужно обновлять кодекс?
Невозможно установить временную шкалу, но простой ответ заключается в том, что когда среда, в которой вы работаете, значительно изменилась, как и ваш способ ведения бизнеса, пришло время для обновления. Эти изменения могут быть чем угодно, от нового государственного законодательства до перехода от обычного магазина к онлайн-магазину. Помните также, что после обновления вам нужно будет снова пройти описанный выше учебный процесс (даже если это касается только части кодекса) и убедиться, что сотрудники подписывают документ, в котором говорится, что они прочитали и поняли обновление.
Лучшие советы по написанию хорошего кодекса поведения
- Получите первоначальный вклад в участие во всех сферах бизнеса – от генерального директора до отдела кадров, маркетинга, администрации и т. д.
- Опишите все простым и доступным языком. Не пытайтесь говорить юридическим языком и выкидывать тезаурус – никому не нравятся излишне длинные слова или предложения.
- Напишите черновик и разошлите его для обратной связи. Затем, когда он вернется, обратите внимание на замечания и внесите соответствующие изменения, чтобы получить окончательную версию, которая будет точной, информативной, простой для понимания и доступной.
