ما هو تقرير الحادث؟ معنى تقرير الحادث
تقرير الحادث هو مستند مكتوب يوثق حدثاً غير معتاد وقع في مكان العمل.
وقد يصف حادثاً أو شبه حادث أو مشكلة تتعلق بالسلامة أو مشكلة تتعلق بالأمن أو ضرراً في المعدات أو أي واقعة أخرى تحتاج إلى توثيق.
إذا كنت تبحث عن معنى تقرير الحادث بصورة بسيطة فهذه صياغة واضحة: تقرير الحادث يوضح ما الذي حدث ومن الذي كان معنيّاً وما الخطوات التي يجب أن تأتي بعد ذلك.
كما أن معنى تقرير الحادث سهل الفهم. فهو سجل مكتوب وموضوعي لواقعة حدثت في بيئة العمل وللاستجابة التي تلتها.
ما هو تقرير الحادث في مكان العمل؟
تقرير الحادث في مكان العمل يوثق واقعة حدثت داخل بيئة مهنية.
وبذلك يساعد الشركة على إنشاء سجل واضح لحدث أثّر في الأشخاص أو الممتلكات أو السلامة أو المعدات أو سير العمل المعتاد.
ويُعد تقرير الحادث في مكان العمل مهماً لأنه يساعد المسؤولين على مراجعة الحقائق والتعامل الصحيح مع الموقف وتقليل احتمال تكرار المشكلة نفسها.
لماذا تعد تقارير الحوادث مهمة؟
تقارير الحوادث مهمة لأنها تساعد الشركات على التصرف بشكل صحيح عندما يحدث خلل ما.
فمن دون تقرير واضح قد تضيع التفاصيل. كما أن الذاكرة تضعف سريعاً. وقد تتكرر المشكلات الصغيرة لأن أحداً لم يسجل الحقائق بدقة.
يساعد تقرير الحادث الجيد الشركة على:
توثيق الوقائع المهمة –
فهم السبب –
مراجعة ما حدث –
اتخاذ إجراءات تصحيحية –
تحسين السلامة –
دعم الامتثال –
حفظ سجلات دقيقة –
ما الذي يعد حادثاً في العمل؟
الحادث لا يعني فقط وقوع إصابة خطيرة.
فهناك كثير من الوقائع التي تستحق الإبلاغ عندما تؤثر في السلامة أو الأمن أو الممتلكات أو المعدات أو الأشخاص.
وقد يشمل ذلك:
إصابات العمل –
شبه الحوادث –
الظروف غير الآمنة –
تعطل المعدات –
الحوادث المرتبطة بالمركبات –
الحريق أو تصاعد الدخان –
الإخلال بالأمن –
التعرض للمواد الكيميائية –
الأضرار المادية –
السلوك الخطر –
وفي بعض الحالات تسجل الشركات أيضاً التصرفات الإيجابية المتعلقة بالسلامة عندما تساعد هذه التصرفات على تحسين السلوك المستقبلي في مكان العمل.
الأنواع الرئيسية لتقارير الحوادث
قد تستخدم أماكن العمل تصنيفات مختلفة. ومع ذلك تقع معظم تقارير الحوادث ضمن عدة أنواع شائعة.
تقرير حادث إصابة
تستخدم الشركة هذا النوع من تقارير الحوادث عندما يتعرض شخص لإصابة أو عندما يتسبب الحدث في ضرر جسدي.
تقرير شبه حادث
تستخدم الشركة هذا النوع من تقارير الحوادث عندما يقترب الموقف من أن يصبح خطيراً لكن من دون وقوع إصابة.
تقرير سلامة أو أمن
تستخدم الشركة هذا النوع من تقارير الحوادث في حالات السرقة أو السلوك المريب أو مشكلات الدخول أو الإخفاقات الأمنية.
تقرير تعرض
تستخدم الشركة هذا النوع من تقارير الحوادث عندما يتعرض موظف لشيء خطر مثل مادة كيميائية أو خطر بيولوجي أو مادة غير آمنة.
تقرير أضرار الممتلكات أو المعدات
تستخدم الشركة هذا النوع من تقارير الحوادث عندما تتعرض الأدوات أو الآلات أو المعدات أو الممتلكات لضرر أو تتعطل بطريقة تؤثر في العمل.
متى يجب إكمال تقرير الحادث؟
يجب إكمال تقرير الحادث بمجرد أن تسمح حالة السلامة بذلك.
وهذا مهم لأن الناس يتذكرون التفاصيل بدقة أكبر عندما تكون الواقعة ما زالت حديثة. أما التأخير فيجعل نسيان الحقائق أو تذكرها بشكل غير صحيح أكثر احتمالاً.
تأتي السلامة دائماً أولاً. وبعد تأمين المكان واتخاذ الاستجابة الأولية الصحيحة ينبغي إكمال التقرير من دون تأخير غير ضروري.
ماذا يجب أن يتضمن تقرير الحادث؟
ينبغي أن يكون تقرير الحادث الجيد واضحاً وموضوعياً وسهل المتابعة.
ويجب أن يتضمن تقرير الحادث في مكان العمل عادة ما يلي:
التاريخ والوقت –
الموقع –
ما الذي حدث –
من كانوا معنيين –
ما النشاط الذي كان جارياً –
ما الإصابة أو الضرر الذي وقع –
ما الإجراء الفوري الذي تم اتخاذه –
هل وُجد شهود –
الصور أو الأدلة الداعمة عند توفرها –
ما الخطوات التالية المطلوبة –
الهدف ليس كتابة قصة درامية. بل الهدف هو إنشاء سجل واضح ومفيد.
كيف تكتب تقرير حادث؟
إذا كنت تريد معرفة كيف تكتب تقرير حادث فإن أفضل طريقة هي التركيز على الحقائق.
فالتقرير القوي يشرح ما حدث بلغة بسيطة ويتجنب الافتراضات واللوم والصياغات العاطفية.
وعادة يبدو الأسلوب العملي بهذا الشكل:
سجل البيانات الأساسية –
ابدأ بالوقت والمكان ونوع الحادث.
صف ما حدث –
اكتب ملخصاً واضحاً للواقعة بحسب الترتيب الذي حدثت به.
سجل الإصابات أو الأضرار –
دوّن أي إصابة أو ضرر أو أثر آخر سببه الحادث.
حدد الأشخاص المعنيين –
أضف الأسماء والوظائف وأي معلومات مهمة أخرى عن الموظف المتأثر أو أي شخص آخر كان جزءاً من الواقعة.
أضف بيانات الشهود –
إذا وُجد شهود فسجل أسماءهم وإفاداتهم.
أرفق الأدلة –
أضف الصور أو المستندات أو أي أدلة أخرى إذا كانت متاحة.
سجل الإجراء التصحيحي –
اذكر ما الذي فعله الفريق بعد الحادث واشرح ما التغييرات التي قد تساعد على منع تكراره.
مثال على تقرير حادث
قد يصف مثال بسيط على تقرير حادث موظفاً انزلق قرب مدخل مبلل عند الساعة التاسعة والربع صباحاً وتعرض لإصابة خفيفة في الكاحل وتلقى إسعافات أولية ثم تحدث مع مشرفه. وبعد ذلك قد يذكر التقرير أنه لم تكن هناك لافتة تحذير وأن الفريق أدخل إجراء تفقد جديداً بعد الواقعة.
وبهذه الطريقة يوضح المثال لماذا تعد التفاصيل مهمة. فهو يسجل الواقعة بوضوح ويربطها بإجراء تصحيحي.
نموذج تقرير حادث
يوفر نموذج تقرير الحادث هيكلاً ورقياً أو رقمياً يساعد الناس على جمع بيانات الواقعة.
ويجب أن يكون النموذج الجيد سهلاً في التعبئة وسهلاً في المراجعة. كما يجب أن يوجّه الشخص الذي يبلغ عن الواقعة حتى لا يغفل أي معلومة مهمة.
وينبغي أن يترك النموذج مساحة لـ:
تفاصيل الحادث –
الأشخاص المعنيين –
بيانات الشهود –
معلومات الإصابات أو الأضرار –
الصور أو الملفات –
إجراء المتابعة –
التوقيعات أو التأكيدات –
لماذا يساعد الإبلاغ عن الحوادث على منع المشكلات المستقبلية؟
الإبلاغ عن الحوادث يفعل أكثر من مجرد تسجيل ما سار بشكل خاطئ.
فهو يساعد الشركات أيضاً على التعلم من الوقائع.
وعندما يملأ الناس تقارير الحوادث بشكل صحيح يستطيع المسؤولون اكتشاف الأنماط ونقاط الضعف والمخاطر المتكررة. ونتيجة لذلك يمكن أن يؤدي ذلك إلى إجراءات أفضل وممارسات عمل أكثر أماناً وتدريب أوضح.
ومع الوقت يساعد الإبلاغ الجيد عن الحوادث الشركة على الانتقال من مجرد رد الفعل إلى الوقاية المبكرة.
الأخطاء الشائعة في الإبلاغ عن الحوادث
العملية الضعيفة أو غير المتسقة تجعل الإبلاغ عن الحوادث أقل فائدة.
وتشمل الأخطاء الشائعة ما يلي:
الانتظار طويلاً –
ترك حقائق مهمة –
استخدام لغة غير واضحة –
وضع افتراضات –
إهمال بيانات الشهود –
نسيان الصور أو الأدلة –
تجاهل الإجراء التصحيحي –
وفي المقابل يجعل النظام الجيد تجنب هذه الأخطاء أسهل.
ما الذي يجعل نظام الإبلاغ عن الحوادث جيداً؟
يجب أن يكون نظام الإبلاغ عن الحوادث الجيد بسيطاً وسريعاً وسهل الاستخدام.
ويجب أن يعرف الموظفون كيف يبلغون عن الحادث وأين يفعلون ذلك. وبالطريقة نفسها يجب أن يتمكن المسؤولون من مراجعة التقارير بسرعة وحفظ السجلات بطريقة منظمة.
ويجب أن يساعد النظام القوي الشركة على:
جمع تقارير دقيقة –
حفظ الأدلة بوضوح –
اتباع نموذج متسق –
تقليل الأعمال الورقية –
متابعة الإجراءات التي تم اتخاذها –
مراجعة الاتجاهات بمرور الوقت –
دعم التدقيق والامتثال –
لماذا يعمل الإبلاغ الرقمي عن الحوادث بشكل أفضل؟
قد يصبح الإبلاغ اليدوي بطيئاً وفوضوياً.
فقد تضيع النماذج الورقية. وقد تُحفظ الصور في أماكن مختلفة. وقد يستغرق جمع التوقيعات وقتاً أطول. وقد يتم نسيان إجراءات المتابعة.
لكن الإبلاغ الرقمي عن الحوادث يحل كثيراً من هذه المشكلات.
فهو يمكن أن يساعد الشركات على:
إنشاء النماذج بسرعة أكبر –
استقبال التقارير من أي جهاز –
رفع الصور بسهولة –
جمع التوقيعات الإلكترونية –
حفظ السجلات في مكان واحد –
تحسين السرعة والاتساق –
تسهيل المتابعة –
ويناسب هذا الأسلوب بشكل خاص الشركات التي لديها مواقع متعددة أو موظفون متنقلون أو حجم كبير من البلاغات.
الإبلاغ عن الحوادث وتهيئة الموظفين
يعمل الإبلاغ عن الحوادث بشكل أفضل عندما تشرح الشركة هذه العملية منذ البداية.
ويجب أن يعرف الموظفون الجدد:
ما الذي يعد حادثاً –
ما الذي يجب عليهم الإبلاغ عنه –
متى يجب عليهم الإبلاغ –
كيف يجب عليهم الإبلاغ –
من الذي يراجع التقرير –
لماذا يعد الإبلاغ مهماً –
ولهذا السبب تدرج كثير من أماكن العمل الإبلاغ عن الحوادث ضمن التهيئة والإدماج الوظيفي.
وعندما يفهم الموظفون العملية منذ اليوم الأول فإنهم يبلغون عن الحوادث بسرعة أكبر ووضوح أكبر واتساق أكبر.
كيف يساعد إندكت فور ورك في الإبلاغ عن الحوادث؟
يساعد إندكت فور ورك الشركات على إدارة التهيئة والإدماج والتدريب والإبلاغ عن الحوادث في مكان واحد.
ويمكن للشركات استخدام إندكت فور ورك من أجل:
إنشاء نماذج رقمية لتقارير الحوادث –
جمع تفاصيل الحوادث عبر الإنترنت –
إرفاق الأدلة المصورة –
التقاط التوقيعات الإلكترونية –
حفظ السجلات بطريقة منظمة –
إدراج الإبلاغ عن الحوادث ضمن تهيئة الموظفين –
إدارة التقارير والتدريب داخل نظام واحد –
وبذلك تحصل الشركات على طريقة أبسط لإدارة الإبلاغ عن الحوادث من دون الاعتماد على الإجراءات الورقية.
لماذا من المفيد الجمع بين التهيئة والإبلاغ عن الحوادث؟
عندما تدير الشركات التهيئة والإبلاغ عن الحوادث معاً فإنها توفر الوقت وتحسن الاتساق.
فيمكن للموظفين تعلم عملية الإبلاغ أثناء الإدماج. ويمكن للمسؤولين حفظ السجلات داخل نظام واحد. كما تستطيع الفرق متابعة معلومات السلامة بسهولة أكبر وتحديثها بسرعة أعلى.
وهكذا ينشأ أسلوب عملي أكثر لإدارة الامتثال والسلامة المهنية.
الخلاصة
يقدم تقرير الحادث سجلاً مكتوباً وواضحاً لحادث أو شبه حادث أو واقعة غير آمنة أو أي مشكلة أخرى في مكان العمل.
إذا كنت تبحث عن تعريف بسيط لـ معنى تقرير الحادث فاستخدم هذه الصياغة: هو سجل موضوعي يشرح ما الذي حدث وما الخطوة التالية المطلوبة.
وإذا كنت تبحث عن معنى تقرير الحادث فإن أبسط شرح هو هذا: وثيقة واضحة تصف ما الذي وقع ومن كان معنيّاً وما المتابعة المطلوبة.
وباختصار فإن تقرير الحادث القوي في مكان العمل يساعد الشركات على فهم ما جرى والتصرف بشكل صحيح وتقليل احتمال تكرار المشكلة.
الأسئلة الشائعة
تقرير الحادث هو سجل مكتوب لواقعة غير معتادة في مكان العمل مثل إصابة أو شبه حادث أو حالة غير آمنة أو ضرر.
معنى تقرير الحادث هو أنه سجل رسمي يوثق ما الذي وقع أثناء واقعة عمل وما الاستجابة أو المتابعة المطلوبة بعدها.
أكمله بمجرد أن تسمح حالة السلامة بذلك حتى يظل الناس قادرين على تذكر التفاصيل بدقة.
يجب أن يتضمن الوقت والمكان والأشخاص المعنيين ووصف ما حدث وما الإصابة أو الضرر الذي وقع والشهود المحتملين والأدلة الداعمة والإجراء التصحيحي الذي تم اتخاذه.
لكي تكتب تقرير حادث بشكل صحيح سجل الحقائق بوضوح وصف الواقعة بترتيبها وأضف الإصابات أو الأضرار وبيانات الشهود ثم اذكر الإجراء التصحيحي.
نموذج تقرير الحادث يوفر للناس بنية ورقية أو رقمية لجمع تفاصيل الحادث بشكل منظم.
الإبلاغ عن الحوادث مهم لأنه يساعد الشركات على توثيق الوقائع بوضوح وتحسين السلامة ودعم الامتثال ومنع تكرار المشكلات المشابهة مستقبلاً.
نعم. فالإبلاغ الرقمي عن الحوادث يسهل إرسال التقارير وإرفاق الأدلة وجمع التوقيعات وحفظ السجلات بطريقة منظمة.
يشير معنى تقرير الحادث إلى الشرح المكتوب والتوثيق الخاص بواقعة في مكان العمل بما يشمل ما حدث ومن كان معنيّاً وما الإجراء الذي تلا ذلك.
