Negen hoofdzonden van onboarding
Er zijn maar heel weinig mensen die echt uitkijken naar introductie op een nieuwe werkplek. En je kunt het ze niet echt kwalijk nemen. Het proces is maar al te vaak een talkfest vol feiten en gezichten die in één lijken te vervagen. Wie kan alles onthouden?
Gelukkig blijft het concept van onboarding evolueren, waarbij het moderne management het belang ervan erkent en naar manieren streeft om het beter te doen.
Met dit in gedachten hebben we de negen hoofdzonden geïdentificeerd die we moeten vermijden.
- Overbelasting van nieuw personeel: nieuwe aanwervingen moeten al veel in huis halen – een nieuw kantoor, nieuwe collega’s en nieuwe vervoerswijzen… de lijst gaat maar door. Dus hiermee rekening te houden voor de dag en beginnen hun inductie zachtjes, met niet meer dan een kleine hoeveelheid van praten, video’s, handleidingen, lezingen, formulieren etc. Anders, als je probeert een prop te maken, kun je er zeker van zijn dat ze niet veel van wat ze horen en zien zullen verwerken, welke hoofdlijnen je er later alleen nog maar eens over hoeft te halen. Het is beter om dat beroemde gezegde te onthouden – langzaam en gestaag wint de race.
- Een te strak tijdschema plannen: zoals we net zeiden, doet iemand die denkt dat onboarding een proces van één dag is, dit waarschijnlijk niet correct. Dit hangt natuurlijk af van de business van het bedrijf, de complexiteit van de rol en de grootte van het bedrijf. Goede introducties kunnen dagen, weken of zelfs maanden duren, aangezien u iemand in het bedrijf op de juiste manier aan boord brengt door hem diepgaande informatie en cultureel inzicht te geven die hem zullen voorbereiden op succes. Haast je en je hebt een geweldige kans verspeeld om een bedrijfsmiddel vorm te geven, wat betekent dat je niet alleen hen, maar ook je bedrijf in de steek hebt gelaten. Iets anders om in gedachten te houden is dat echt goede onboarders het proces al beginnen voordat de medewerker is begonnen, met een langzame informatiestroom die hen helpt om van start te gaan. Of in ieder geval een stevige wandeling maken.
- Afwezig zijn als manager: het leven is druk; we snappen dat. En dat geldt vooral voor managers, die verplichtingen en prioriteiten hebben die veel verder gaan dan die van hun directe ondergeschikten. MAAR, uiteindelijk ben je hun leider en verenigende persoonlijkheid, en hoe je je gedraagt, is belangrijk en wordt meegenomen. Dus met dit in gedachten, zorg ervoor dat u op de eerste dag aanwezig bent om elke nieuwe medewerker te verwelkomen. Zelfs al is het maar voor een korte tijd, voordat je ze aan iemand overhandigt met een gedetailleerd overzicht van hoe de rest van de dag zich zou moeten ontvouwen, zullen die kleine momenten meer doen om de werknemer gerust te stellen dat ze belangrijk zijn dan al het nieuwe visitekaartjes in de wereld ooit zouden kunnen. En het zal uw andere personeel eraan herinneren dat u een baas bent die prioriteit geeft aan mensen.
- Belangrijke informatie weglaten: goede inductieshebben een totaalbeeld, waarbij zorgvuldig elk aspect van de nieuwe wereld van een werknemer in overweging wordt genomen en hoe ze hem kunnen helpen er doorheen te navigeren. Dit houdt in dat ze moeten laten zien waar ze briefpapier kunnen krijgen, wie ze moeten bellen voor computerproblemen, hoe ze kunnen inchecken met de beveiliging en hoe ze een onkostenvergoeding kunnen indienen, enz. Helaas gebruiken slechte inducties tunnelvisie en kijken ze alleen naar hoe ze ze kunnen trainen om hun ene specifieke taak uit te voeren, minus context en perspectief. Dit kan een klein beetje goed zijn en in het begin wat tijd besparen , maar het zal gegarandeerd crashen zodra hun e-mailinbox de maximale opslagruimte bereikt terwijl een klant wacht op een dringende e-mail en ze geen idee hebben wie ze moeten bellen helpen. Kortom, denk aan wereldopbouw, niet aan bureaubouw.
- Onnodige vertragingen veroorzaken: er is een oud gezegde: er is kracht in cijfers. Maar dat is niet altijd waar. En inductiekan daar een goed voorbeeld van zijn. Sommige bedrijven wachten met de belangrijkste onboarding-elementen en -sessies totdat ze een paar nieuwe werknemers hebben om het door te nemen. Maar op dat punt kunnen ze net zo goed niet de moeite nemen. Het hele punt van inductie is om mensen fris te maken en om onmiddellijk vorm te geven aan hun indruk van het bedrijf en de rol die ze daarin gaan spelen. Het wekt verwachtingen en begint in feite op de juiste manier. Verspil deze kans en tegen de tijd dat u bij hen terugkomt, hebben ze misschien al onproductieve gewoonten en attitudes van collega’s opgepikt die moeilijk, zo niet onmogelijk, uit te roeien zullen zijn.
- Tunnelvisie gebruiken: we zeiden eerder dat een goede inductieeen groot beeld oplevert, en we meenden het. Immers, als je je alleen concentreert op de specifieke nieuwe rol van een medewerker, zullen ze niet aan het leven erachter denken. Als je ze echter een breder beeld geeft, hebben ze ineens een nieuwe horizon van wat ze kunnen bereiken voor zichzelf en voor hun bedrijf. Zo praten ze door waarden van de onderneming, en door middel van de managementstructuur. Leer ze over het land waarin ze wonen als ze een expat zijn. Deel enkele succesverhalen van mensen die eerder zijn geweest. Nogmaals, het komt allemaal neer op een foto waarvan ze nu en in de toekomst deel willen uitmaken.
- Een eenzijdige aanpak hebben: de rol van een inductie is om een nieuwkomer aan boord te krijgen. Maar als je je alleen concentreert op het geven van informatie aan hen, doe je maar de helft van het werk. De beste introductie is tweerichtingsverkeer, waar informatie wordt gedeeld in het voordeel van beide partijen. Je vertelt ze bijvoorbeeld over een jeugdsportvereniging die het bedrijf ondersteunt, en vraagt vervolgens naar hun interesse in sport. Mogelijk merkt u dan dat ze een professionele accreditatie hebben die kan worden gebruikt . Je kunt ze ook vragen wie ze willen ontmoeten, wat ze willen leren, hun interesse in training en de oude kastanje – waar zie je jezelf over vijf jaar? Als je het goed doet, kun je in één sessie meer leren dan ooit van een cv van 10 pagina’s.
- Denkend dat één maat voor iedereen past: elk bedrijf dat zijn zout waard is, zal een mix van persoonlijkheden in het personeel hebben. En ze zullen leren allemaal op heel verschillende manieren benaderen . De logische geest van een IT-professional zal bijvoorbeeld informatie op een heel andere manier verwerken dan de artistieke benadering van een creatieveling, dus inducties die een one-size-fits-all-benadering hanteren, zullen mislukken. Zorg in plaats daarvan voor wat kerninformatie en bouw dan rond de verschillende persoonlijkheidstypen die u verwacht te gebruiken. Onthoud dat presentatie alles is. En praten met mensen in een taal die ze begrijpen, is de helft van de gewonnen strijd.
- Aandringen op persoonlijke tijd: de groeiende opkomst van externe medewerkers heeft duidelijk aangetoond dat persoonlijk contact niet essentieel is voor een productief en bloeiend personeelsbestand. Dus waarom zou je aannemen dat het essentieel is voor onboarding? Uiteindelijk gaat het erom dat mensen toegang hebben tot de juiste informatie, dus zolang die maar ergens beschikbaar is – bijvoorbeeld op een trainingsportaal of zelfs op Skype – ben je klaar om te gaan. Het andere voordeel van online gaan is dat sommige elementen van de introductie kunnen worden aangepakt op een tijdstip naar keuze van de werknemer – binnen redelijke grenzen – wat betekent dat ze het waarschijnlijk zullen aanpakken als ze fris en alert zijn, en dat is precies wat u wilt dat hun hoofd ruimte om te zijn.
Onthoud ten slotte dit sleutelidee. Bij inductie gaat het niet om iemand van HR die zoveel mogelijk regels, voorschriften en inleidingen doorloopt . Het gaat erom een goede eerste indruk te maken die iemand op de juiste manier in het team zal verwelkomen – en hopelijk op de lange termijn. Kortom, het is de moeite waard om het goed te doen.
