Советы по созданию идеальных онлайн-инструктажей
Поздравляем, вы наняли нового сотрудника, человека, который, как вы ожидаете принесет свою большую пользу, а также проявит энтузиазм и эффективность в вашем бизнесе. Но прежде чем он дойдет до этого, вам нужно запустить онлайн-введение в должность.
Для многих компаний весь этот процесс может показаться ошеломляющим. Особенно когда введение в должность должен проводить сотрудник, у которого и так много работы. И именно поэтому онлайн-инструктаж становится все более популярен, потому что он позволяет подавать информацию в манере, не зависящей от чьего-либо графика, настроения, времени или отношения. НО, для того, чтобы это работало, контент, разработка и презентация должны быть выполнены правильно с самого начала.
Итак, вот 10 важных советов, которые следует учитывать, когда вы разрабатываете план онлайн-инструктажа.
- Это может показаться очевидным, но важно понимать, что и в онлайн-введении в должность должен быть человеческий фактор. Вы же не хотите, чтобы на стойке регистрации появлялись новые сотрудники, а затем их просто провожали в комнату для прохождения обучения. Вместо этого нужно встретить их в первый день, чтобы поприветствовать, познакомить с людьми и показать им все, прежде чем сосредоточить их внимание в Интернете. Кроме того, убедитесь, что вы даете им очень четкие инструкции о том, как проходить модули, когда они садятся для обучения. В конце концов, ничто так не может вызвать у нового сотрудника уныние, как незнание что делать, и чувство стыда, когда они не понимают что происходит.
- Некоторые аспекты введения в должность, такие как здоровье и безопасность на рабочем месте, включаются автоматически. Но никогда не следует забывать, что вы делаете это для реальных людей, которые, вполне понятно, будут немного нервничать из-за своего первого рабочего дня. Так что вспомните, когда вы сами устраивались на работу, о том о чем вы беспокоились вначале. Вы беспокоились, например, о том, как бы вы справились в офисе с открытой планировкой? Вы беспокоились о том, что иногда нужно просить о позднем приходе на работу, чтобы успеть отвезти ребенка в школу? В таком случае обязательно упомяните любые семейные правила, которые у вас могут быть. В конце концов, чем больше очеловечивающей информации вы дадите им, тем лучше.
- Создайте групповой аналитический центр, который разработает программу «модулей, необходимых для изучения», и, когда каждый из них будет готов, побудите людей из других отделов выполнить их, а затем проанализировать их. Это отличный способ выявить любые пробелы – в конце концов, если кто-то в организации останется в затруднительном положении из-за нехватки информации, представьте, что будет чувствовать новичок.
- Теперь перейдем к самому содержанию. Есть одно правило, которому нужно следовать – нужно быть смелым, а не скучным! Под этим мы не имеем в виду создание саундтрека к тренировкам или добавление случайных вспышек. Вам просто нужно убедиться, что в нем достаточно разнообразия, чтобы заинтересовать сотрудника, особенно если он сидит в темной комнате! Другими словами, вам не нужно просто показывать слайды из PDF-файлов – есть интерактивные викторины, отличная графика, удобные для чтения шрифты и многое другое. Проходя через каждый отдел, у вас также может быть небольшой видеопрофайл кого-то, кто в нем работает. Они могли бы рассказать новому сотруднику, чем они занимаются и почему им нравится компания. Все дело в том, чтобы с самого начала создать приятное ощущение близости и энтузиазма.
- В том же духе не позволяйте модулям плавно переходить от одного к другому. Разбейте их на небольшие кусочки, чтобы между ними можно было взаимодействовать, даже если он пьет утренний чай или сидит на встрече. Это сохраняет вещи свежими и интересными. Затем, чтобы обеспечить сохранение информации, вы можете просто настроить его так, чтобы каждый сеанс начинался с краткого обзора последнего – даже просто в виде маркированного списка.
- Словом, вот умный совет – не говорите жаргоном или так, как это понравилось бы политическому деятелю. Они получают удовольствие от того, что они говорят много и не по делу, но вам не следует этого делать. Говорите грамотно, говорите ясно и кратко, с четким изложением ожиданий. Доверьтесь нам, ваши сотрудники будут вам за это благодарны!
- Вы также должны стараться избегать инструктажа, который полностью автоматизирован с заранее запрограммированным темпом. В конце концов, вы же не хотите, чтобы люди пропустили что-то важное, потому что они все еще усваивали то, что услышали 30 секунд назад. Вместо этого позвольте им перемещаться по модулям с их собственной скоростью, хотя и с общим дедлайном или приблизительным планом обучения.
- Если у вас есть возможность сделать это, оставьте немного места для некоторой персонализации. В конце концов, к тому времени, когда кого-то наняли, вы должны немного узнать об их личности вне работы. Так что перенесите это в инструктаж, чтобы показать, что вы цените их как личность. Например, если вы знаете, что они фанаты спорта, заведите модуль, который расскажет им о программе вознаграждений, где сотрудники могут получить билеты на футбол. Или, если вы знаете, что они любят путешествовать, упомяните программу гибкого рабочего времени компании и то, как ее можно использовать в своих интересах. Очевидно, есть момент, когда вы не можете удовлетворить уникальные интересы каждого, но наличие обширной информации помогает убедить их в том, что вы – хорошо продуманная компания.
- Эта идея немного отличается, но это довольно распространенный фактор в наши дни, когда многие люди имеют немного общественного сознания и стремятся делать что-то для улучшения мира. Так что, если это то, что ваша компания поддерживает, вы должны сказать это. Возможно, ваша система начисления заработной платы будет соответствовать долларовым благотворительным пожертвованиям. Или, возможно, вы позволяете сотрудникам ежеквартально выделять время для работы на благо общества. Или, может быть, вы просто очень твердо придерживаетесь принципов экологичности и не разрешаете использовать пластиковые стаканчики в офисе. Что бы вы ни делали, не забудьте выделить это, хотя бы по той причине, чтобы убедить сотрудника, что вы видите более широкую картину.
- Наконец, что наиболее важно, если вы хотите увидеть, насколько эффективно ваше онлайн-ознакомление, спросите мнение кого-то, кто знает лучше, – самих сотрудников. Не сразу, конечно, потому что а) они будут говорить только приятные вещи и б) у них не будет времени увидеть, насколько все было исчерпывающим. Вместо этого подождите месяц или около того, а затем спросите их, есть ли что-нибудь, что было бы полезно знать, когда они начали. Затем, если они расскажут, обязательно слушайте. Это лучший способ усовершенствовать процесс введения в должность, пока однажды он не станет идеальным.
